จากที่รู้กันแล้วว่า B/L (Bill of lading) คือ ใบตราส่งสินค้าทางเรือ ซึ่งมีหลายประเภท และวิธีการออก B/L สามารถทำได้หลายประเภท หลัก ๆ ได้แก่
House B/L คือ B/L ที่ออกโดย Forwarder ส่วน Master B/L คือ B/L ที่ออกโดยสายเรือ ไม่ว่าจะเป็น B/L WICE (House B/L) หรือว่า B/L เรือ (Master B/L) ลูกค้า สามารถใช้ในการแลกเอกสาร D/O เพื่อเคลียร์สินค้าที่ปลายทางได้เหมือนกัน เพียงแต่ agent ที่ใช้ปลายทางต่างกัน

เอกสาร bill-of-lading (B/L) จะมีจำนวนช่องที่จะกรอกทั้งหมด 13 ช่อง เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการนำเข้าส่งออก ดังนี้

ช่องที่ 1. Shipper / Consignor

• ระบุชื่อที่อยู่บริษัทส่งออก ที่ถูกต้องตรงกับเอกสารที่ยื่นประกอบ

ช่องที่ 2. Consignee

• ระบุชื่อที่อยู่ของผู้รับสินค้าปลายทางหรือผู้ที่ส่งสินค้าไปถึงตามB/L กรณีตาม L/C ให้แนบ L/C เป็นหลักฐาน

ช่องที่ 3. Notify

• ระบุชื่อผู้ที่ได้รับแจ้งเมื่อสินค้าไปถึงตาม B/L กรณีตาม L/C ให้แนบ L/C เป็นหลักฐาน

ช่องที่ 4. Vessel

• ระบุชื่อเรือ เที่ยวเรือ ตามจำนวนที่มี กรณีระบุลำเดียวต้องระบุลำแม่ (ลำที่ 2)

ช่องที่ 5. Loading on or about

• ระบุ วัน เดือน ปี ที่ ขนสินค้าขึ้นเรือ

ช่องที่ 6. Destination

• ปลายทางที่สินค้าถูกยกลงจากเรือ หรือส่งมอบที่ปลายทางต้องสอดคล้องกับ BL

ช่องที่ 7. Invoice No. & Date

• เลขที่ และวัน เดือน ปี ของ Invoice ที่นำมาใช้ประกอบการยื่นเอกสาร

ช่องที่ 8. Marks

• เครื่องหมาย หีบ ห่อ ให้ใส่เหมือนกับที่ระบุไว้ใน Invoice และ BL หากมีข้อความยาวมากหรือเป็นรูปภาพที่มิอาจใส่ลงในแบบฟอร์มได้ให้ระบุ As per BL กรณีไม่มีให้ใส่ No Marks หรือ ไม่ต้องใส่

ช่องที่ 9. Descriptions

• รายการสินค้าระบุให้ชัดเจนสอดคล้องกับ Invoice และ BL

ช่องที่ 10. Quantity

• จำนวน/ปริมาณ สินค้าที่ส่งไปหรือบรรจุหีบห่อให้ลงตาม BL

ช่องที่ 11. Weight

• น้ำหนักสินค้าทั้ง Net และ Gross ให้ลงตาม BL กรณีมี Net หรือ Gross อันใดอันหนึ่งให้ใส่ตามนั้น

ช่องที่ 12. ช่องรับรองของบริษัท

• สำหรับลงลายมือชื่อผู้แทนของบริษัทและประทับตราของบริษัทซึ่งตรงกับตัวอย่างบัตรลายมือชื่อที่ให้ไว้กับหอการค้าไทย

ช่องที่ 13. ช่องรับรองของหอการค้าไทย

• สำหรับเจ้าหน้าที่พิจารณาเอกสารของหอการค้าไทยลงลายมือชื่อ และประทับตรารับรองของหอการค้าไทย

 

นอกจากนั้น วิธีการใช้เอกสาร B/L เพื่อไปและ D/O เพื่อไปรับของที่ปลายทาง ยังสามารถทำได้หลายวิธี

นั่นคือ การทำ Surrendered B/L ความหมายทั่วไป คือ การเวรคืน ซึ่งนั่นหมายถึงการเวรคืน Original B/L ให้บริษัทเรือ ซึ่งใช้ในกรณี ดังนี้

1) ผู้ส่งออก (Shipper) ต้องการสั่งปล่อยสินค้าที่ปลายทาง แต่เนื่องจากส่งเอกสารไปให้ผู้รับสินค้าไม่ทันเรือถึง จึงขอเวรคืน B/L ตัวจริงที่ต้นทางให้กับบริษัทเรือ กรณีนี้ผู้ส่งออกต้องคืน B/L ตัวจริงทั้ง 3 ใบซึ่งสลักหลังแล้ว ให้กับบริษัทเรือที่ต้นทาง แล้วบริษัทเรือที่ต้นทางจะออก E-mail (หรือ Telex against cargo release ในสมัยก่อน) เพื่อแจ้ง Agent ที่ปลายทางให้ปล่อย D/O ให้เจ้าของสินค้าไปออกของที่ท่าเรือปลายทาง โดยไม่ต้องใช้ B/L ตัวจริงเหมือนปกติ เนื่องจากได้มีการเวรคืน B/L ที่ต้นทางแล้ว จะมีค่าธรรมเนียมที่บริษัทเรือที่ต้นทางเก็บจากผู้ส่งออกประมาณ 500 ต่อ 1B/L

2) กรณีปกติทั่วไปที่เจ้าของสินค้าได้รับ B/L ก่อนหรือพอดีกับเรือถึง เจ้าของสินค้า (Consignee) เพียงแค่นำ 1 ใน 3 ของ B/L ตัวจริงที่สลักหลังแล้วไปเวรคืน (Surrender) ให้บริษัทเรือเพื่อแลกกับ D/O เพื่อไปออกของที่ท่าเรือตามขั้นตอนปกติ